NhữNg GợI ý đơN Giản cho một eMail hiỆu qUả!

Tiêu đề rõ ràng chi tiết: 

 Một tiêu đề bài báo có hai nhiệm vụ: lôi cuốn sự chú ý, và nói lên chủ đề mà bài báo hướng tới. Tương tự như vậy, tiêu đề email của bạn phải đáp ứng hai điều kiện trên. Hãy sử dụng một vài từ được chọn lựa cẩn thận để người nhận chỉ cần một cái liếc mắt cũng biết email của bạn nói gì.

 Email có tiêu đề không tốt

Email 1

Subject: họp mặt

Chào Hùng,

Mình muốn nhắc bạn về buổi họp mặt mà chúng ta dự định tổ chức vào tuần tới. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào, hãy liên lạc với mình nhé!

Thân,

Lan

Email có tiêu đề tốt

Email 2

Subject: Họp mặt cấp III, 8h sáng ngày 20/10/2012, công viên Lê Thị Riêng

Nếu một bức thư có tiêu đề như email 2 thì người nhận thậm chí không cần phải mở thư mà vẫn biết nội dung là gì.

Tiêu đề tốt sẽ mang lại ấn tượng tốt cho người nhận.

 Một bức thư một nội dung:

Một trong những lợi ích mà email đem lại là nó không tốn kém nhiều. Gửi nhiều email sẽ không tốn kém hơn so với khi bạn chỉ gửi một email. Với mỗi bức thư, bạn chỉ nên đề cập đến một chủ đề duy nhất, lúc đó thư của bạn sẽ dễ dàng được trả lời, và người nhận cũng dễ dàng lưu trữ thư hơn.

Email không tốt:

Email 3

Subject: Họp mặt cấp III, 8h sáng ngày 20/10/2012, công viên Lê Thị Riêng

Chào Hùng,

Mình muốn nhắc bạn về buổi họp mặt lớp cấp III mà chúng ta dự định tổ chức vào ngày 20/10/2012 tại công viên Lê Thị Riêng.

Hùng giúp Lan tổ chức trò chơi cho buổi họp mặt nhé, 2 trò khởi động, 3 trò chơi vòng tròn. Hùng sắp xếp và liên lạc với Lan trước thứ 5 này nha!

Thân,

Lan

Sdt 0122.4800.920

Lan có một tiêu đề chi tiết rất tốt, nhưng email vẫn chưa tốt, vậy nó có thiếu sót ở điểm nào?

Thứ nhất, tiêu đề email không phản ánh hết nội dung trong email. Vì  chủ đề họp mặt cấp III, 8h sáng ngày 20/10/2012, công viên Lê Thị Riêng không liên quan đến việc nhờ Hùng chuẩn bị trò chơi. Thứ hai, Lan nên chia email trên làm hai email sau:

Email có nội dung dễ nắm bắt

Email 4

Subject: Họp mặt cấp III, 8h sáng ngày 20/10/2012, công viên Lê Thị Riêng

Chào Hùng,

Mình muốn nhắc bạn về buổi họp mặt lớp cấp III mà chúng ta dự định tổ chức vào ngày 20/10/2012 tại công viên Lê Thị Riêng.

Thân,

Lan

Sdt 0122.4800.920

Email 5

Subject: Nhờ Hùng làm quản trò trong buổi họp mặt cấp III!

Chào Hùng,

Hùng giúp Lan tổ chức trò chơi cho buổi họp mặt nhé, 2 trò khởi động, 3 trò chơi vòng tròn. Hùng sắp xếp và gọi lại cho Lan trước thứ 5 này nha!

Thân,

Lan

Sdt 0122.4800.920

Với email 4, thì Hùng chỉ cần đọc tiêu đề là có thể nắm bắt được nội dung. Còn email 5, Hùng sẽ dễ dàng biết được thông tin mà Lan muốn gửi, và sẽ nhanh chóng trả lời cho Lan hơn.

 Hãy làm rõ câu trả lời mà bạn muốn có:

 Email không rõ cách thức liên lạc

Email 6

Subject: họp mặt

Chào Hùng,

Mình muốn nhắc bạn về buổi họp mặt mà chúng ta dự định tổ chức vào tuần tới. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào, hãy liên lạc với mình nhé!

Thân,

Lan

Với những thông tin mà email này cung cấp, thì khi muốn liên lạc lại với Lan, Hùng chỉ còn cách gửi email. Ta có thể nhìn lại email 5 ở trên, ta dễ thấy cách mà Hùng dễ liên lạc nhất với Lan là gọi điện thoại.

 Hãy nhanh chóng trả lời thư

 Hãy thường xuyên kiểm tra và trả lời thư nhanh chóng, vì chỉ cần hành động này sẽ khuyến khích người khác nhanh chóng trả lời thư của bạn. Tuy nhiên, việc trả lời thư sẽ khiến bạn dễ dàng bị sao nhãng trong công việc khác. Do đó, bạn có thể trả lời ngắn gọn như sau:

Chào bạn,

Tôi đã nhận được thư của bạn và sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất!

Thân,

Bạn có thể sử dụng ứng dụng trả lời thư tự động để tạo ra bức thư trên. Tuy nhiên, theo tôi bạn nên dành chút ít thời gian để ghi thêm tên người nhận, nhờ đó bức thư sẽ trở nên chân thành hơn.

Ví dụ:

Hi Hùng,

Lan đã nhận được thư của Hùng rùi! Lan sẽ trả lời trước tối thứ hai này nha.

Thân,

Lan

Kết:

Tiêu đề rõ ràng chi tiết

Một bức thư một nội dung

 Hãy làm rõ câu trả lời mà bạn muốn có

Hãy nhanh chóng trả lời thư

Với 4 chỉ dẫn đơn giản trên, tôi tin kĩ năng viết email của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều. Chúc bạn luôn thành công và mạnh khỏe! ^^

Read More

Nào CÙng NhaU PhÁt TrIển kĨ NĂng vIẾt cỦA BạN!

Hãy tưởng tượng một ngày đẹp trời nào đó, bất chợt bạn nhận được “một lá thư từ người yêu” của bạn (rất bất ngờ vì từ trước đến giờ nàng chưa lần nào viết thư cho bạn). Tuy nhiên, mặc dù rất cố gắng, nhưng sau ba lần bạn tuyên bố đầu hàng vì bạn không hiểu ý của nàng là gì cả. Một vài câu thì sai lỗi chính tả, có câu thì quá ngắn, đoạn văn lại dài lê thê…

Có thể bạn cho rằng đây là tình huống tưởng tượng! Tuy nhiên, tôi dám cá với bạn rằng bạn đã ít nhất hơn một lần gặp những bài viết như vậy (Nhưng tôi tin đây không phải là một trong số những bài đó ^^).

Sống trong thế giới tràn ngập thông tin như hiện nay, thật khó để cho chúng ta đủ kiên nhẫn để đọc những bức thư dài lằn ngoằn, những bài báo có bố cục khó hiểu… Do đó, sở hữu một kĩ năng viết tuyệt vời có thể giúp bạn gây ấn tượng tốt với ông chủ, khách hàng, bạn đồng nghiệp hay với cả người yêu của bạn!

Nào chúng ta hãy cùng khám phá một số kĩ năng và cách tránh những lỗi thường gặp khi viết!

Thể loại và khán giả

Bước đầu tiên để có một bài viết tốt là bạn phải chọn thể loại viết phù hợp. Có phải bạn muốn viết một lá thư thân mật? hay một bản báo cáo chi tiết? một bài quảng cáo?

Hãy nhớ thể loại viết giống như khán giả của bạn! Bắt đầu bài viết bằng câu hỏi: Tôi muốn viết cho ai?

Phong cách

Có lẻ câu hỏi mà nhiều lúc khiến bạn sợ hãi nhất là “Tôi phải bắt đầu từ đâu?”. Hãy thử vài gợi ý sau:

+ Khán giả: họ muốn điều gì từ bài viết của bạn?

 

+ Dàn ý: bạn còn nhớ hồi cấp 1, cô giáo thường cho chúng ta lập dàn ý cho bài văn. Nhưng có phải bạn thấy tốn thời gian, vô ích? Nhưng dàn ý thực sự sẽ giúp bài viết của bạn mạch lạc và các ý sẽ được diễn đạt đầy đủ hơn.

+ AIDA: Một bài viết tốt sẽ khiến cho người đọc có được động lực để làm những gì mà bài viết đó hướng đến. Tôi tin rằng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có sự thôi thúc mạnh mẽ để cải thiện kĩ năng viết của mình. Để tìm hiểu kĩ hơn về phương pháp AIDA, các bạn và tôi sẽ tìm hiểu tiếp ở một bài viết khác nhé!

+ Biện pháp tu từ: hãy nhớ trong đầu khán giả luôn đặt ra câu hỏi này: “Tại sao tôi lại phải lắng nghe cái gã dở hơi này nhỉ?”. Và nhiệm vụ sống còn của bạn là phải trả lời được nó. Trong bài “biện pháp tu từ” chúng ta sẽ có thời gian tìm hiểu kĩ hơn về phương pháp tuyệt vời này.

+ Chủ đề chính của bạn là gì: nếu cho bạn 15 giây để giải thích, thì câu trả lời đó sẽ chính là chủ đề của bạn.

+ Ngôn từ dễ hiểu: đây là điểm cực kì quan trọng để đánh giá bài viết có thành công hay không? Dễ hiểu đồng nghĩa với việc được nhiều người đọc, và tiếp thu nó.

Cấu trúc:

Nếu bài viết là thư, bản báo cáo thì bạn nên chia bài viết ra thành nhiều đoạn nhỏ, với những tiêu đề lớn nhỏ khác nhau. Một bài viết mà người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin sẽ được đọc nhiều hơn.

 

Vì sao phải sử dụng nhiều câu hỏi trong bài viết của mình? Liệu làm như vậy có hiệu quả hay không? Có còn cách nào khác nữa khiến người đọc chú ý nữa hay không? Câu trả lời thật đơn giản: đặt nhiều câu hỏi sẽ kích thich người đọc tò mò và háo hức muốn tham gia vào cuộc trò chuyện của tác giả. Bạn có đồng ý với tôi ở điểm này không nhỉ? ^^

Sử dụng biểu đồ và hình ảnh sẽ khiến cho bài viết của bạn thêm sinh động hơn.

Cấu trúc ngữ pháp: thật là cần thiết cho việc trau dồi kiến thức ngữ pháp của bạn, nó sẽ giúp bạn tránh đi những lỗi diễn đạt khi bạn hành văn.

Kiểm tra:

Dù việc chúng ta làm rất đơn giản như “đi bộ” thì đôi khi chúng ta cũng mắc sai lầm và kết cục là bị vấp té. Tuy nhiên, chúng ta ai cũng đều không muốn bị “vấp té”, hay chứng kiến người khác “vấp té”. Do đó, việc kiểm tra để hạn chế lỗi sai là điều rất quan trọng khi bạn viết văn. Có thể bạn sẽ thích những cách sau:

+ Đọc lại to tiếng bài viết của mình.

+ Dùng ngón tay để theo dõi nội dung bài viết.

+ Đọc ngược từ đầu đến cuối. Bạn đang kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp chứ không phải là nội dung. Nên việc đọc ngược này thực sự tốt để giúp bạn sửa lại những lỗi của bài viết mình.

Kết:

Bạn càng thực hành viết bao nhiêu, thì khả năng sử dụng từ ngữ của bạn càng tốt bấy nhiêu! GOOD LUCK to You! ^^

Read More